Il Modello di processi e prestazioni per il Facility Management (ProLeMo) è uno standard ampiamente utilizzato per processi, prestazioni e costi del Facility Management. Il linguaggio unificato facilita la collaborazione fra tutti gli attori coinvolti. Affinché ciò sia garantito anche in futuro, il modello è stato ampiamente rielaborato e adattato agli sviluppi attuali.
René Sigg, Partner e direttore Intep – Integrale Planung GmbH, membro del consiglio d'amministrazione IFMA Svizzera
31.03.2022
Fino all'inizio degli anni 2000, praticamente non esistevano metodi professionali o direttive per il Facility Management. Con la fondazione di Chapter Schweiz di IFMA (International Facility Management Association), si è iniziato a capire che con processi e prestazioni chiari si può raggiungere una maggiore efficienza nella gestione degli immobili. Pertanto, si è lavorato su una comprensione univoca e comune del linguaggio. Nel 2009 IFMA Svizzera e il CRB hanno pubblicato il Modello di processi e prestazioni per il Facility Management che ha riscontrato da subito un forte interesse. Il modello ha contribuito in modo significativo all'affermazione del Facility Management nelle organizzazioni private e negli enti pubblici.
Il sorgere, negli ultimi anni, di ulteriori raccomandazioni nazionali e internazionali sul Facility Management, così come la pubblicazione del St. Galler Management-Modell di quarta generazione, ha reso necessari degli adattamenti al Modello di processi e prestazioni. Inoltre, occorreva integrare nella revisione le esperienze precedenti dei 27 partner di progetto nonché gli sviluppi attuali, come la digitalizzazione. L'obiettivo era di ottenere una standardizzazione completa e con essa migliorare la collaborazione e una maggiore comprensione per l'attuazione di processi e prestazioni.
Parallelamente al Modello di processi e prestazioni FM, sono state sviluppate diverse norme internazionali. La maggiore divergenza è stata riscontrata nella struttura di base delle disposizioni. Di conseguenza, si è deciso di rappresentare i processi strategici di controllo e operativi e i relativi costi tramite un approccio globale. Inoltre, il Modello di processi e prestazioni rielaborato tratta ora non solo la fase di utilizzo dei beni immobili, ma anche le fasi di predisposizione e di valorizzazione ed è stato quindi esteso alla dimensione del ciclo di vita. Oltre a ciò, sono stati aggiunti anche i processi dell'organizzazione a livello di gestione e supporto. Questo significa che ProLeMo è ora applicabile in generale ai livelli gestionale, aziendale e di supporto.
Anche il Facility Management è stato fortemente influenzato dalla digitalizzazione e le modalità di lavoro tradizionali sono sempre più sostituite da procedure digitali, basate su modelli e automatizzate. Definizioni come Building Information Modelling (BIM), IoT (Internet of Things) o Big Data sono diventate ricorrenti. Nella fase di progettazione e di gestione, il metodo BIM si è affermato in particolare per la programmazione in rete. Nel contempo, i dati dell'opera vengono registrati e raffigurati in forma digitale. Ciò significa che i dati e gli attributi, nonché il loro scambio, devono essere definiti e specificati. Le nuove norme ISO della serie 19650 sono utili a questo scopo, perché si occupano della presentazione di obiettivi e requisiti e di alcuni processi generici nella gestione delle informazioni con il supporto del BIM.
I vantaggi e l'utilizzo del BIM per il Facility Management con i relativi responsabili, non diventano evidenti solo con i dati provenienti dalla progettazione e dalla realizzazione di progetti nuovi o ristrutturazioni, ma già all'inizio del processo di progettazione, quando vengono ordinate le informazioni operativamente rilevanti per l'immobile. Sulla base dei modelli di prestazioni esistenti nel Facility Management sono stati sviluppati i cataloghi dei campi dati. Questi definiscono le informazioni e i dati per le prestazioni del Facility Management. Al Modello di processi e prestazioni sono state collegate anche le linee guida «Swiss IoT Guidelines for Smart Buildings».
Viene così realizzato un nuovo standard che definisce le risorse per la tecnica e la gestione. IoT descrive la connessione attraverso la sensoristica e la comunicazione che ne deriva.
I proprietari e gli operatori devono gestire i propri beni immobili all'interno di un quadro legale. Questi obblighi del proprietario e dell'operatore sono parte del Facility Management e assumono un ruolo centrale nell'adempimento della conformità legale di un'organizzazione. Il Modello di processi e prestazioni documenta i processi in cui si collocano le attività importanti per la sicurezza operativa e la conformità legale.
Il Facility Management rappresenta una funzione di supporto per le organizzazioni in termini di catena generatrice di valore aggiunto, sostenendo efficacemente le attività di management e aziendali. FM comprende tutti i compiti strategici e di controllo per la fornitura e l'utilizzo di spazi e infrastrutture nonché per la fornitura di servizi per i dipendenti e l'organizzazione. È quindi anche una specie di «Business-Partner» strategico per il management di un'organizzazione. L'orientamento strategico, così come l'attribuzione e il controllo interni ed esterni dei Facility Services, vengono effettuati attraverso il Facility Management di un'organizzazione. I Facility Services includono la fornitura economica di prestazioni a livello tattico e operativo per la messa a disposizione di spazi, postazioni di lavoro e infrastrutture di supporto nonché di servizi per le persone e per la stessa organizzazione.
I Facility Services possono anche essere suddivisi in questo senso in prestazioni immobiliari e non immobiliari. I Facility Services immobiliari si basano sulle fasi del ciclo di vita di un immobile e sono prevalentemente forniti nella fase di gestione.
La revisione di ProLeMo ha rafforzato l'importanza del Facility Management posizionandolo, tramite il modello di ruoli e processi, a livello di strategia e controllo. FM definisce anche la strategia e il controllo per la fornitura e l'utilizzo di spazi e infrastrutture nonché per la messa a disposizione di servizi in un'organizzazione.
«Il modello rielaborato tratta ora anche le fasi di predisposizione e valorizzazione, ed è stato quindi esteso alla dimensione del ciclo di vita.»
René Sigg
Il Modello di processi e prestazioni FM si orienta al St. Galler Management-Modell. Questo pone l'organizzazione in primo piano e considera il management come una riflessione continua tra l'organizzazione, la generazione di valore aggiunto e l'ambiente. Nella nuova mappatura dei processi Facility Management, i processi gestionali FM comprendono i compiti di conduzione dell'organizzazione Facility Management. Includono, ad esempio, le attività di progettazione e coordinamento per i processi aziendali e ausiliari FM. I processi aziendali FM si riferiscono all'effettiva esecuzione dei compiti principali del Facility Management che sono orientati a soddisfare le esigenze dei clienti. Comprendono inoltre le attività principali del Facility Management nelle fasi di fornitura, gestione e dismissione. I processi ausiliari FM assicurano la disponibilità di risorse e la fornitura dei servizi interni necessari per l'esecuzione efficiente ed efficace dei processi aziendali.
Amstein+Walthert, Oliver Brückner I armasuisse Immobilien, Max Marti I CADMEC AG, Christoph Merz I CRB, Roman Hollenstein I Energie Wasser Bern, Markus Lüthi I ETH Immobilien, Michael Schlatter I Facilitysoft GmbH, Manfred Stöckli I gammaRenax AG, Severin Gallo I Hälg Facility Management AG, Simon Vogt I Honegger AG, Freek van den Hout I Immobilienamt Kanton Zürich, Andreas Vonrufs I In-tep – Integrale Planung GmbH, René Sigg I ISS Facility Services AG, Roland Weber I KBOB, Erwin Zurfluh I Livit FM Services AG, Stefan Favrod I Move Consultants AG, Martin Orlikowski I Poly-Rapid AG, Alkiviadis Fotiou I Post Immobilien Management und Services AG, Christopher Zumstein I Reasco AG, Philippe Pauciullo I SBB Immobilien, Gunnar Jentzen I Securitas AG, Fortunat Trippel I SVIT FM Schweiz, Severin Gallo I tend, Luca Bertuzzo I TOM-FM, Thomas Getzmann I Universitätsspital Zürich, Claudia Schneider I Wincasa, Manuel Böhm I ZHAW Finanzen & Services, Harry-Zwi Kutner I ZHAW IFM, Markus Hubbuch
