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Facility Management

ProLeMo aggiornato

Il Modello di processi e prestazioni per il Facility Management (ProLeMo) è uno standard ampiamente utilizzato per processi, prestazioni e costi del Facility Management. Il linguaggio unificato facilita la collaborazione fra tutti gli attori coinvolti. Affinché ciò sia garantito anche in futuro, il modello è stato ampiamente rielaborato e adattato agli sviluppi attuali.

René Sigg, Partner e direttore Intep – Integrale Planung GmbH, membro del consiglio d'amministrazione IFMA Svizzera
31.03.2022

Fino all'inizio degli anni 2000, praticamente non esistevano metodi professionali o direttive per il Facility Management. Con la fondazione di Chapter Schweiz di IFMA (International Facility Management Association), si è iniziato a capire che con processi e prestazioni chiari si può raggiungere una maggiore efficienza nella gestione degli immobili. Pertanto, si è lavorato su una comprensione univoca e comune del linguaggio. Nel 2009 IFMA Svizzera e il CRB hanno pubblicato il Modello di processi e prestazioni per il Facility Management che ha riscontrato da subito un forte interesse. Il modello ha contribuito in modo significativo all'affermazione del Facility Management nelle organizzazioni private e negli enti pubblici.

Motivi della revisione

Il sorgere, negli ultimi anni, di ulteriori raccomandazioni nazionali e internazionali sul Facility Management, così come la pubblicazione del St. Galler Management-Modell di quarta generazione, ha reso necessari degli adattamenti al Modello di processi e prestazioni. Inoltre, occorreva integrare nella revisione le esperienze precedenti dei 27 partner di progetto nonché gli sviluppi attuali, come la digitalizzazione. L'obiettivo era di ottenere una standardizzazione completa e con essa migliorare la collaborazione e una maggiore comprensione per l'attuazione di processi e prestazioni.

Sviluppi nazionali e internazionali

Parallelamente al Modello di processi e prestazioni FM, sono state sviluppate diverse norme internazionali. La maggiore divergenza è stata riscontrata nella struttura di base delle disposizioni. Di conseguenza, si è deciso di rappresentare i processi strategici di controllo e operativi e i relativi costi tramite un approccio globale. Inoltre, il Modello di processi e prestazioni rielaborato tratta ora non solo la fase di utilizzo dei beni immobili, ma anche le fasi di predisposizione e di valorizzazione ed è stato quindi esteso alla dimensione del ciclo di vita. Oltre a ciò, sono stati aggiunti anche i processi dell'organizzazione a livello di gestione e supporto. Questo significa che ProLeMo è ora applicabile in generale ai livelli gestionale, aziendale e di supporto.

Digitalizzazione

Anche il Facility Management è stato fortemente influenzato dalla digitalizzazione e le modalità di lavoro tradizionali sono sempre più sostituite da procedure digitali, basate su modelli e automatizzate. Definizioni come Building Information Modelling (BIM), IoT (Internet of Things) o Big Data sono diventate ricorrenti. Nella fase di progettazione e di gestione, il metodo BIM si è affermato in particolare per la programmazione in rete. Nel contempo, i dati dell'opera vengono registrati e raffigurati in forma digitale. Ciò significa che i dati e gli attributi, nonché il loro scambio, devono essere definiti e specificati. Le nuove norme ISO della serie 19650 sono utili a questo scopo, perché si occupano della presentazione di obiettivi e requisiti e di alcuni processi generici nella gestione delle informazioni con il supporto del BIM.

I vantaggi e l'utilizzo del BIM per il Facility Management con i relativi responsabili, non diventano evidenti solo con i dati provenienti dalla progettazione e dalla realizzazione di progetti nuovi o ristrutturazioni, ma già all'inizio del processo di progettazione, quando vengono ordinate le informazioni operativamente rilevanti per l'immobile. Sulla base dei modelli di prestazioni esistenti nel Facility Management sono stati sviluppati i cataloghi dei campi dati. Questi definiscono le informazioni e i dati per le prestazioni del Facility Management. Al Modello di processi e prestazioni sono state collegate anche le linee guida «Swiss IoT Guidelines for Smart Buildings».

Viene così realizzato un nuovo standard che definisce le risorse per la tecnica e la gestione. IoT descrive la connessione attraverso la sensoristica e la comunicazione che ne deriva.

Responsabilità dell'operatore

I proprietari e gli operatori devono gestire i propri beni immobili all'interno di un quadro legale. Questi obblighi del proprietario e dell'operatore sono parte del Facility Management e assumono un ruolo centrale nell'adempimento della conformità legale di un'organizzazione. Il Modello di processi e prestazioni documenta i processi in cui si collocano le attività importanti per la sicurezza operativa e la conformità legale.

Funzione di supporto del Facility Management

Il Facility Management rappresenta una funzione di supporto per le organizzazioni in termini di catena generatrice di valore aggiunto, sostenendo efficacemente le attività di management e aziendali. FM comprende tutti i compiti strategici e di controllo per la fornitura e l'utilizzo di spazi e infrastrutture nonché per la fornitura di servizi per i dipendenti e l'organizzazione. È quindi anche una specie di «Business-Partner» strategico per il management di un'organizzazione. L'orientamento strategico, così come l'attribuzione e il controllo interni ed esterni dei Facility Services, vengono effettuati attraverso il Facility Management di un'organizzazione. I Facility Services includono la fornitura economica di prestazioni a livello tattico e operativo per la messa a disposizione di spazi, postazioni di lavoro e infrastrutture di supporto nonché di servizi per le persone e per la stessa organizzazione. 

I Facility Services possono anche essere suddivisi in questo senso in prestazioni immobiliari e non immobiliari. I Facility Services immobiliari si basano sulle fasi del ciclo di vita di un immobile e sono prevalentemente forniti nella fase di gestione.

Concezione dei ruoli

La revisione di ProLeMo ha rafforzato l'importanza del Facility Management posizionandolo, tramite il modello di ruoli e processi, a livello di strategia e controllo. FM definisce anche la strategia e il controllo per la fornitura e l'utilizzo di spazi e infrastrutture nonché per la messa a disposizione di servizi in un'organizzazione.

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Partner e direttore Intep – Integrale Planung GmbH, membro del consiglio d'amministrazione IFMA Svizzera

René Sigg

«Il modello rielaborato tratta ora anche le fasi di predisposizione e valorizzazione, ed è stato quindi esteso alla dimensione del ciclo di vita.»

René Sigg

Utilizzo per gli utenti

Il Modello di processi e prestazioni FM si orienta al St. Galler Management-Modell. Questo pone l'organizzazione in primo piano e considera il management come una riflessione continua tra l'organizzazione, la generazione di valore aggiunto e l'ambiente. Nella nuova mappatura dei processi Facility Management, i processi gestionali FM comprendono i compiti di conduzione dell'organizzazione Facility Management. Includono, ad esempio, le attività di progettazione e coordinamento per i processi aziendali e ausiliari FM. I processi aziendali FM si riferiscono all'effettiva esecuzione dei compiti principali del Facility Management che sono orientati a soddisfare le esigenze dei clienti. Comprendono inoltre le attività principali del Facility Management nelle fasi di fornitura, gestione e dismissione. I processi ausiliari FM assicurano la disponibilità di risorse e la fornitura dei servizi interni necessari per l'esecuzione efficiente ed efficace dei processi aziendali.

Partner

Amstein+Walthert, Oliver Brückner I armasuisse Immobilien, Max Marti I CADMEC AG, Christoph Merz I CRB, Roman Hollenstein I Energie Wasser Bern, Markus Lüthi I ETH Immobilien, Michael Schlatter I Facilitysoft GmbH, Manfred Stöckli I gammaRenax AG, Severin Gallo I Hälg Facility Management AG, Simon Vogt I Honegger AG, Freek van den Hout I Immobilienamt Kanton Zürich, Andreas Vonrufs I In-tep – Integrale Planung GmbH, René Sigg I ISS Facility Services AG, Roland Weber I KBOB, Erwin Zurfluh I Livit FM Services AG, Stefan Favrod I Move Consultants AG, Martin Orlikowski I Poly-Rapid AG, Alkiviadis Fotiou I Post Immobilien Management und Services AG, Christopher Zumstein I Reasco AG, Philippe Pauciullo I SBB Immobilien, Gunnar Jentzen I Securitas AG, Fortunat Trippel I SVIT FM Schweiz, Severin Gallo I tend, Luca Bertuzzo I TOM-FM, Thomas Getzmann I Universitätsspital Zürich, Claudia Schneider I Wincasa, Manuel Böhm I ZHAW Finanzen & Services, Harry-Zwi Kutner I ZHAW IFM, Markus Hubbuch