Le modèle de processus et de prestations pour le Facility Management (ProLeMo) est devenu un standard très utilisé pour les processus, prestations et coûts dans le domaine du Facility Management. L’uniformisation du langage facilite la coopération entre tous les acteurs. Pour qu’il se pérennise, le modèle a été ajusté aux derniers développements et entièrement révisé.
René Sigg, partenaire et directeur Intep – Integrale Planung GmbH, membre du comité directeur IFMA Suisse
31.03.2022
Jusqu’au début des années 2000, il existait peu d’approches et de directives professionnelles dans le domaine du Facility Management. La création du chapitre suisse de l’IFMA (International Facility Management Association) a introduit l’idée que des processus et des prestations clairs permettent d’atteindre une efficacité bien plus élevée dans la gestion des biens immobiliers. Raison pour laquelle il a fallu travailler sur un langage uniforme et commun. En 2009, IFMA Suisse et CRB ont publié le Modèle de processus et de prestations pour le Facility Management qui a rapidement bénéficié d’un accueil très favorable. Le modèle a notablement contribué à établir le Facility Management tant au sein d’organisations privées que des pouvoirs publics.
Au cours des dernières années, le développement d’autres recommandations nationales et internationales concernant le Facility Management, ainsi que la publication de la quatrième génération du modèle de Saint-Gall ont nécessité des adaptations du modèle de processus et de prestations. Par ailleurs, les expériences des 27 partenaires de projet et les développements actuels tels que la numérisation doivent être intégrés à la révision. L’objectif était d’obtenir une standardisation plus globale et par là même une amélioration de la collaboration ainsi qu’une compréhension large et commune en termes de mise en œuvre des processus et des prestations.
En parallèle du Modèle de processus et de prestations pour le Facility Management, plusieurs normes internationales ont été développées. La divergence principale constatée réside dans la structure de base des définitions. Il a alors été décidé de présenter les processus stratégiques, de gestion et opérationnels ainsi que leurs coûts dans une approche globale. Par ailleurs, le modèle de processus et de prestations révisé ne concerne plus seulement la phase d’exploitation des biens immobiliers, mais aussi les phases de mise à disposition et de valorisation, et a donc été étendu à la dimension du cycle de vie. Les processus de l’organisation ont en outre été repris au niveau du management et du support. ProLeMo est désormais applicable de bout en bout à l’échelle du management, de l’entreprise et du support.
Le Facility Management est lui aussi fortement influencé par la numérisation et les méthodes de travail traditionnelles sont petit à petit remplacées par des processus numériques, modélisés et automatisés. Les termes tels que Building Information Modelling (BIM), IoT (Internet of Things) ou Big Data sont devenus incontournables. La méthode BIM s’est notamment établie pour une planification en réseau lors des phases de planification et d’exploitation. Les données des ouvrages sont saisies et présentées de manière numérique. Cela signifie que les données et les attributs ainsi que leur échange doivent être définis et spécifiés. Les nouvelles normes ISO de la série 19650 sont utiles à cet égard, car elles portent sur la présentation des objectifs et des exigences ainsi que sur certains processus génériques de gestion des informations avec l’aide du BIM. Les avantages et l’utilité du BIM pour le Facility Management ne se manifestent pas seulement à travers les données issues de la planification et de la réalisation de projets de construction et de transformation, mais dès le début du processus de planification, lorsque les informations pertinentes pour l’exploitation de l’immeuble sont commandées. Des catalogues de champs d’information ont été développés sur la base des modèles de prestations du Facility Management. Ils définissent les informations et les données pour les prestations du Facility Management. Les «Swiss IoT Guidelines for Smart Buildings» sont également connectées au Modèle de processus et de prestations. Un nouveau standard définissant à la fois les ressources pour la technique et la gestion est ainsi créé. L’Internet des objets (IoT) décrit la connexion via la technologie des capteurs et la communication qui en découle.
Les propriétaires et les exploitants de biens immobiliers doivent gérer l’exploitation de leurs biens dans un cadre légal. Les obligations auxquelles sont soumis propriétaires et exploitants font partie du Facility Management et jouent un rôle central dans le respect de la conformité légale d’une organisation. Le modèle de processus et de prestations documente les processus où sont ancrés les activités pertinentes pour la sécurité d’exploitation et la conformité légale.
Le Facility Management remplit pour les organisations une fonction de support en matière de chaîne de valeur ajoutée, et soutient ainsi efficacement les activités gestionnelles et commerciales/industrielles. Il comprend toutes les tâches stratégiques et gestionnelles pour la mise à disposition et l’utilisation de surfaces et d’infrastructures, ainsi que pour la fourniture de prestations aux collaborateurs et à l’organisation. Le Facility Mangement est donc également une sorte de «partenaire commercial» stratégique pour la gestion d’une organisation. L’orientation stratégique, le mandat interne et externe en plus de la gestion des Facility Services incombent au Facility Management. Les Facility Services comprennent la fourniture au niveau tactique et opérationnel de prestations aux meilleures conditions possibles pour la mise à disposition de surfaces, de places de travail et d’une infrastructure de support, ainsi que de prestations pour les personnes et l’organisation à assister.
Il est donc possible de distinguer prestations immobilières et non immobilières dans le cadre des Facility Services. Les Facility Services non immobiliers se réfèrent aux phases du cycle de vie d’un ouvrage et sont des prestations essentiellement fournies dans la phase d’exploitation.
La révision ProLeMo a renforcé l’importance du Facility Management en le positionnant clairement au niveau de la stratégie ou de la gestion grâce au modèle des rôles et des processus. Il définit donc la stratégie et la gestion pour la mise à disposition et l’exploitation de surfaces et d’infrastructures ainsi que pour l’offre de services au sein d’une organisation.
«Le modèle révisé prend désormais en compte les phases de mise à disposition et de valorisation, donc l'ensemble du cycle de vie.»
René Sigg
Le Modèle de processus et de prestations pour le Facility Management repose sur le modèle de Saint-Gall. Celui-ci place l’organisation au premier plan et considère le management comme une réflexion permanente entre l’organisation, la création de valeur établie et l’environnement. Dans la nouvelle cartographie du Facility Management, les processus de gestion FM comprennent les tâches de conduite de l’organisation Facility Management. Il s’agit, par exemple, des activités de planification et de coordination des processus de production et auxiliaires FM. Les processus de production concernent l’exécution effective des tâches principales du Facility Management, qui sont axées sur la satisfaction des besoins des clients. Ils englobent les activités principales du Facility Management aux phases de mise à disposition, d’exploitation et de valorisation. Les processus auxiliaires FM garantissent la disponibilité des ressources ainsi que la mise à disposition des prestations internes requises pour une exécution efficiente et efficace des processus de production.
Amstein+Walthert, Oliver Brückner I armasuisse Immobilien, Max Marti I CADMEC AG, Christoph Merz I CRB, Roman Hollenstein I Energie Wasser Bern, Markus Lüthi I ETH Immobilien, Michael Schlatter I Facilitysoft GmbH, Manfred Stöckli I gammaRenax AG, Severin Gallo I Hälg Facility Management AG, Simon Vogt I Honegger AG, Freek van den Hout I Immobilienamt Kanton Zürich, Andreas Vonrufs I In-tep – Integrale Planung GmbH, René Sigg I ISS Facility Services AG, Roland Weber I KBOB, Erwin Zurfluh I Livit FM Services AG, Stefan Favrod I Move Consultants AG, Martin Orlikowski I Poly-Rapid AG, Alkiviadis Fotiou I Post Immobilien Management und Services AG, Christopher Zumstein I Reasco AG, Philippe Pauciullo I SBB Immobilien, Gunnar Jentzen I Securitas AG, Fortunat Trippel I SVIT FM Schweiz, Severin Gallo I tend, Luca Bertuzzo I TOM-FM, Thomas Getzmann I Universitätsspital Zürich, Claudia Schneider I Wincasa, Manuel Böhm I ZHAW Finanzen & Services, Harry-Zwi Kutner I ZHAW IFM, Markus Hubbuch
